Persónuverndarstefna Íslandshótela

Með persónuverndarstefnu þessari er greint frá því hvernig samstæða Íslandshótela hf., kt. 630169-2919, Sigtúni 38, 105 Reykjavík (hér eftir „Íslandshótel“, „fyrirtækið“ eða „við“ ), standa að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga (hér eftir einnig „þú“). Yfirlýsingin fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga þegar einstaklingar:

• bóka og dvelja á hótelum okkar
• skrá sig og mæta á viðburði sem haldnir eru hjá okkur
• hafa samband við fyrirtækið, hvort sem það er í gegnum tölvupóst, síma eða samfélagsmiðla
• heimsækja heimasíðu okkar, islandshotel.is
• skrá sig á póstlista okkar

Íslandshótel vinna persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á Íslandi á hverjum tíma, sem og viðkomandi gerðir samningsins um Evrópska efnahagssvæðið.

Persónuvernd er Íslandshótelum mikilvæg

Öflug persónuvernd er Íslandshótelum kappsmál og leggjum við mikla áherslu á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi regluverk á hverjum tíma, sem og í samræmi við bestu venjur í hótelrekstri.

Hvaða persónuupplýsingum safna Íslandshótel um þig og hver er tilgangurinn með söfnuninni?

Íslandshótel leggja áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. Íslandshótel vinna persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og þá heimild sem vinnslan byggist á.

Íslandshótel safna, eins og við á hverju sinni,  einkum eftirfarandi persónuupplýsingum:

• auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafn og kennitala, heimilisfang, þjóðerni, tölvupóstur, símanúmer
• fjármálaupplýsingum, s.s. korta/greiðsluupplýsingar
• tæknilegum upplýsingum, s.s. IP tala
• stafrænum fótsporum, s.s. nethegðun
• upplýsingum í tengslum við val á markaðssetningu
• upplýsingum í tengslum við bókun og dvöl, s.s. bókunarnúmer, herbergisnúmer, undirritun, séróskir, t.d. í tengslum við mataræði, tímasetning og lengd dvalar
• samtölum í gegnum samfélagsmiðla
• myndefni úr upptökum eftirlitsmyndavéla á hótelum okkar
• hljóðupptökum símtala þegar hringt er á hótel okkar

Íslandshótel safna einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar:

• upplýsingum um fæðuóþol og ofnæmi

Það er stefna Íslandshótela að safna ekki persónuupplýsingum um börn undir 13 ára aldri, nema að því leyti sem slíkt er nauðsynlegt í tengslum við bókanir og dvöl á hótelum okkar.

Íslandshótel vinna persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

• afgreiða bókanir og sjá um dvöl gesta á hótelum okkar
• undirbúa og sjá um viðburði sem haldnir eru á hótelum okkar
• stunda markaðssetningu og framkvæma greiningar
• sinna eigna- og öryggisvörslu, t.a.m. í gegnum eftirlitsmyndavélar
• bregðast við fyrirspurnum, kvörtunum og hrósi frá einstaklingum
• uppfylla lagaskyldu sem hvílir á fyrirtækinu
• panta ferðir fyrir einstaklinga hjá tilgreindum afþreyingarfyrirtækjum

Þegar þú notar heimasíðuna okkar www.islandshotel.is söfnum við upplýsingum um notkun þína, þ.e. IP tölu, tegund eða útgáfu vafra sem þú notar, tímasetningu og tímalengd heimsóknar og hvaða undirsíður þú heimsækir innan heimasíðu Íslandshótela. Hér má finna nánari upplýsingar um notkun okkar á vafrakökum (e. cookies).

Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu

Íslandshótel safna og vinna persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi heimildum:

• Til að uppfylla samningsskyldu. Þessi heimild á einkum við þegar einstaklingar bóka dvöl á hótelum okkar.
• Til að uppfylla lagaskyldu. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir bókhaldslög.
• Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins. Þessi heimild á einkum við í tengslum við myndavélaeftirlit á hótelum okkar í eigna- og öryggisvörsluskyni, ásamt innheimtu vanskilakrafna.
• Á grundvelli veitts samþykkis. Þessi heimild á einkum við í tengslum við markaðsefni sem við sendum einstaklingum sem veitt hafa samþykki sitt fyrir slíku. Einstaklingum er ávallt heimilt að draga samþykki sitt til baka, en einstaklingar geta af skráð sig af póstlista með því að smella á hlekk sem finna má neðst í slíkum póstum. Afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á vinnslu sem átti sér stað á meðan samþykki var til staðar.

Hversu lengi geymum við persónuupplýsingar um þig?

Íslandshótel geyma persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan. Sem dæmi er þeim upplýsingum sem verða til í gegnum myndavélaeftirlit eytt innan tveggja vikna. Þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna eru geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994.

Frá hverjum safna Íslandshótel þínum persónuupplýsingum?

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér, og í vissum tilvikum frá utanaðkomandi aðilum á borð við bókunarsíður, umsagnarsíður og ferðaskrifstofur.

Hvenær miðla Íslandshótel persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila og af hverju?

Íslandshótel selja ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um þig. Íslandshótel miðla einungis persónuupplýsingum til þriðju aðila þar sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu Íslandshótela til þess að vinna fyrir fram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um:

• umsýslu bókanna
• að framkvæma greiningar og senda markauglýsingar
• utan umhald með netföngum og póstlistum
• upplýsingatækni- og fjarskiptaþjónustu

Teljist aðili sem Íslandshótel miðla persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gera Íslandshótel vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi. Íslandshótel deila einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni fyrirtækisins, eins og við innheimtu á vanskilakröfu. 

Persónuverndaryfirlýsing Íslandshótela nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, Borgun fjármálafyrirtæki í rafrænni greiðslumiðlun og hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook og Google. 

Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er Íslandshótelum mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar, og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi. Hér viljum við þó vekja athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum, t.d. Facebook síðu Íslandshótela teljast opinberar upplýsingar og ekki á forræði fyrirtækisins þar sem Íslandshótel hafa enga stjórn á slíkum upplýsingum né bera ábyrgð á notkun eða birtingu þeirra. Standi vilji þinn ekki til þess að deila þeim upplýsingum með öðrum notendum eða veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum okkar. Við hvetjum þig einnig til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þessara aðila. Athugaðu að þegar þú ferð inn á Facebook síðu okkar, er mögulegt að Facebook komi fyrir vafrakökum í tæki þínu í greiningarskyni.

Réttindi þín

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá átt þú rétt á að:

• fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar Íslandshótel hafa skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig
• fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila
• persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til
• Íslandshótel eyði persónuupplýsingum þínum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær
• koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar
• upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku
• afturkalla samþykki þitt um að Íslandshótel megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega fyrirspurn á info@islandshotel.is. 

Þú hefur einnig rétt  til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu stofnunarinnar, www.personuvernd.is.

Frekari upplýsingar

Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við skrifstofu Íslandshótela.

Íslandshótel hf.
Sigtúni 28
105 Reykjavík
S. 562 4000

Yfirferð og endurskoðun persónuverndarstefnu Íslandshótela

Persónuverndarstefna Íslandshótela er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til. Síðast var stefnan uppfærð þann 5.11.2018.